Cosa Serve per un Ufficio fatto in Casa

Adesso vediamo come realizzare il proprio ufficio in casa e cosa ci occorre per poterlo fare in pratica:

- Internet;
- Un computer;
- Uno Smartphone;
- Un Fax (comodo, ma non più necessario);
- Stampante con scanner integrato oppure Stampante e Fotocopiatrice;

Il telefono è importante perché così potrete dare il vostro numero del cellulare evitando di essere chiamati a casa. Se non avete il telefono di casa è consigliabile attivare una seconda SIM per avere un numero privato ed un numero lavorativo. Infatti nelle ore fuori lavoro vi basterà disattivare la SIM per non riceve chiamate di lavoro. Evitate di dare il numero di telefono personale, altrimenti i clienti vi chiameranno in qualsiasi ora.

Il fax, paradossalmente, è ancora richiesto da molte aziende, quindi occorre ancora possederne uno.

La stampante con lo scanner integrato vi eviterà di comprare anche una fotocopiatrice, perché è integrata in questo tipo di stampante.

Queste sono le cose indispensabili per creare un ufficio in casa e per sapersi gestire evitando di portare l'attività svolta in perdita a causa di una cattiva gestione del tempo. Poi a volere essere pignoli, ci sono molte altre cose che si possono aggiungere in un ufficio realizzato in casa propria e ad opera di completezza ecco quali possono essere.

Le cose Indispensabili su una Scrivania di un Ufficio

Iniziamo con la scrivania e con quello che bisognerebbe avere sempre su una scrivania a portata di mano:

- Una Calcolatrice da Banco (Ideale quella con la carta);
- Un porta penne con una penna blu, una rossa e una nera;
- Elastici di Gomma;
- Una matita e una gomma per cancellare;
- Un correttore ortografico a nastro oppure liquido;
- Nastro Adesivo Trasparente;
- Un Bloc Notes per gli appunti veloci;
- Un'agenda cartacea per gli impegni;
- Fermagli per la carta;
- Spillatrice;
- Riga;
- Lampada;
- Orologio;
- Porta caramelle;
- Posacenere sempre pulito;
- Una torcia con batterie cariche;
- Un accendino;
- Penne di riserva;
- Carta per stampante formato A4;

Alcune di queste cose si possono nascondere nel cassetto, ma ricordate: Non devono MAI mancare!

Questi oggetti dovrebbero essere uno 'Standard' da trovare in tutte le scrivanie di un ufficio, perché giocano un ruolo fondamentale durante l'intero arco di una giornata lavorativa. Sono oggetti molto utili che aiutano a svolgere al meglio il proprio lavoro. Non sono solo utili, ma averli subito a portata di mano tante volte fa la differenza nella produttività e soprattutto nella professionalità. Immaginatevi per un attimo che vi serva del nastro adesivo oppure una matita e di dover fare 3 ore a cercare in cassetti pieni di oggetti inutili! In questo modo invece si potrà avere subito quello che si cerca. Il porta caramelle serve per gli ospiti e il posa cenere sempre pulito in caso di qualsiasi eventualità.

Adesso vediamo come dovrebbe essere messo il computer e quali software dovrebbero esserci al suo interno per migliorare l'efficienza. Innanzitutto la scrivania dovrebbe essere ad ''L''. In questo modo, frontalmente potrete parlare con il vostro cliente e lateralmente utilizzare il computer, evitando così di dare le spalle al vostro ospite. Dare le spalle non è solo una mancanza di educazione, ma un vero handicap per voi che non potrete guardare quello che fa il cliente dietro di voi. Avete presente il detto che dice ''Ho gli occhi da per tutto!''. La posizione ideale affinché si manifesti tale situazione deve essere a ''L''.

Ecco i software indispensabili per lavorare al computer:

I computer devono essere sempre veloci ed efficienti e non si devono bloccare soprattutto davanti al cliente o quando ne avete davvero di bisogno. Ovviamente qui non parleremo di antivirus o anti-malware in generale, perché si presuppone che siano già installati nel vostro sistema. Ci limiteremo a dare delle indicazioni sui software che possono esservi utili in ufficio:

- Un gestore aziendale efficiente (Gestionale efficiente = Più produttività);
- Un software per gestire la parte contabile dell'azienda;
- Una suite di programmi come Office di Microsoft oppure Open Office;
- Integrato al pacchetto Office un correttore ortografico;
- Un traduttore multilingue;
- Un software per gestire Post-it;
- Un software per gestire impegni;
- Un software per fare il Backup dei dati importanti;
- Un compressore dati come WinZip o WinRar;

Sono questi in linea di massima i software che vi aiuteranno durante la giornata lavorativa. Alcuni di questi ce li mette a disposizione Internet e sono del tutto gratuiti. Altri sono a pagamento, ma è meglio spendere dei soldi ad esempio per un buon gestionale, che non sono mai soldi spesi al vento. Infatti un buon gestionale aumenta la produzione della propria attività e tutto è sotto controllo. Dai clienti ai fornitori, dalle fatture di acquisto a quelle di vendita e così via. Quindi volere risparmiare sul gestionale significa non volere bene alla propria azienda. Premere un tasto e vedere tutto lo storico e i movimenti fatti con un cliente o con un fornitore, non ha prezzo!

Adesso torniamo alla parte fisica dell'ufficio, aggiungendo, che un gruppo di continuità per il computer e per la lampada sulla scrivania, sono una soluzione molto intelligente in caso dovesse mancare la luce. Si eviterebbe la perdita dei dati mentre si lavora al computer e non si rimarrebbe al buio. Quindi anche in questo caso l'acquisto di un gruppo di continuità è di fatto una scelta molto intelligente.

In un angolo dell'ufficio create un mini-bar

Quando si sente la parola mini-bar già ci si immagina di dover spendere un sacco di soldi. In realtà per il nostro scopo andrebbe bene un piccolo carrellino con sopra alcune bottiglie varie con prodotti alcolici ed analcolici. Acqua, Succo di frutta, Coca Cola, Sprite, Aranciata, Amaro, e qualche bottiglia di Whisky. Oltre ovviamente ai tovaglioli ed ai bicchieri. Se siete pignoli potrete acquistare un piccolo frigo dove mettere le cose al fresco, se siete tirchi...lasciate perdere.

Un mobile con oggetti personali

Questo serve a dare un'immagine di voi che siete tipi bravi ed affidabili. In questo angolo mettete le vostro foto con la vostra famiglia, con i vostri animali ed eventuali coppe, medaglie o premi vari se li avete vinti, etc... In questo angolo in pratica dovete mettere qualcosa che vi riguarda per rafforzare la vostra immagine di Manager.

I mobili per gli archivi

Questi dovrebbero essere sempre chiusi per non dare la possibilità a nessuno di toccare o guardare cosa c'è al loro interno. Un giorno nello studio legale di un mio amico avvocato, mentre che il mio amico parlava con una sua cliente che aveva con sè il figlio piccolo, si è trovato nella situazione di vedere il marmocchio avvicinarsi a dei documenti molto importanti e quasi li stava per prendere in mano. Allora subito il mio amico si è alzato e con gentilezza ha bloccato il marmocchio che poteva creare danni. Quindi è importante che i documenti non siano facilmente raggiungibili ne tanto meno messi sotto gli occhi di tutti. Immaginatevi per un attimo di essere con un cliente con il quale state portando avanti una trattativa per una grossa partita di caramelle e di vedere la vostra fattura di acquisto proprio vicino ai suoi occhi. Ecco che la trattativa potrebbe essere compromessa se il cliente vedesse il vostro prezzo di acquisto. Quindi per queste cose, massima riservatezza. Il tutto va archiviato e tenuto sotto chiave, lontano da pericoli! A questo proposito inoltre, un distruggi documenti sarebbe ideale. Ne esistono di vari tipi e di vari modelli. Quelli elettrici sono i migliori.

Infine per una vostra comodità personale una bella sedia presidenziale per la vostra scrivania. Se passate molto tempo seduti in ufficio, allora cercate di fare un investimento intelligente per voi stessi e per la vostra schiena. Stiamo parlando di una sedia che sia comoda e confortevole, dandovi così di fatto, una posizione ideale per l'intera colonna vertebrale. Fateci un pensierino.

Queste sono le cose in linea di massima, per avere un ufficio sempre pronto ed efficiente. Poi ovviamente si può personalizzare il tutto in base alle proprie esigenze ed in base agli spazi disponibili che si hanno. Ma le cose dette non occupano molto spazio e si possono mettere ovunque, purchè si rispetti l'ordine e la comodità. Ad esempio si possono mettere tutti in un cassetto, ma sistemati e facilmente raggiungibili.

Buon lavoro!